Aviz de insotire a marfii, un document esential pentru transport
Circulatia marfurilor reprezinta o parte importanta a unei economii, iar transportul acestora trebuie sa respecte reglementarile legislative cu privire la factura sau avizul de insotire a marfurilor. Acesta din urma presupune o utilizare complexa despre care vom discuta mai multe in articolul de astazi.
1. Ce este avizul de insotire a marfii?
Orice marfa transportata, la nivel national sau international, trebuie sa fie insotita fie de o factura, fie de un aviz de insotire. Sunt expeditori care desi au o factura pentru marfa care urmeaza a fi transportata, intocmesc si un aviz de insotire, desi, in acest caz, avizul nu mai este necesar.
Avizul de insotire este un document complex, care are un regim intern de tiparire si numerotare, ceea ce inseamna ca o companie poate sa stabileasca un mod propriu de inregistrare si isi poate ajusta modelul de aviz in conformitate cu necesitatile proprii.
Avizul de insotire a marfii reprezinta un document fiscal-contabil important atat in contabilitate, cat si in gestiunea stocurilor. Este important de mentionat faptul ca, desi putem sa adaptam avizul de insotire a marfii conform activitatii companiei, exista cateva mentiuni fiscal-contabile care trebuie sa apara in orice aviz. Vom discuta pe larg despre aceste detalii in cele ce urmeaza.
2. Ce detalii trecem in avizul de insotire a marfii?
Avizul de insotire se intocmeste inainte de expedierea marfurilor si insoteste marfa pe toata perioada transportului, pana cand aceasta este livrata destinatarului. Pentru intocmirea avizului in mod corespunzator, pornind de la legislatia in vigoare, este important sa va asigurati ca documentul cuprinde urmatoarele detalii:
- Numar si serie de inregistrare;
- Data si ora emiterii avizului;
- Date despre furnizorul de bunuri: nume companie, adresa, CUI/ CIF;
- Date despre cumparatorul de bunuri: nume companie, adresa, CUI/ CIF;
- Date despre delegatul transportului: detalii CI (serie, numar), numarul autoturismului cu care se livreaza marfa, ora estimata de livrare;
- Denumirea comerciala si cantitatea bunurilor livrate;
- Pretul/ valoarea acestora;
- Semnatura expeditorului;
- Semnatura persoanei care face transportul.
In momentul in care marfa a ajuns la destinatar, acesta trebuie sa semneze avizul de insotire a marfii si sa completeze data si ora la care a intrat in posesia expeditiei.
3. Cand este necesar avizul de insotire a marfii?
Este necesara intocmirea unui aviz de insotire a marfii de la expeditor catre destinatar in urmatoarele situatii:
Nu exista o factura la momentul expedierii
Indiferent de tipul transportului sau de tipul marfurilor, in lipsa unei facturi, este obligatorie intocmirea unui aviz de insotire a marfurilor, in caz contrar, marfa nu poate fi transportata.
Marfa nu o sa fie supusa vanzarii
Chiar daca marfa transportata nu va fi supusa comercializarii, pentru ca ea sa fie transportata, este obligatoriu sa fie intocmit un aviz de insotire a marfii.
In situatiile in care marfa este insotita de un aviz pe care apare mentiunea “fara factura”, caz in care nu se va genera o factura, este obligatoriu de mentionat pe aviz care este motivul pentru care nu se va intocmi factura.
Regasiti mai jos cateva exemple de astfel de situatii:
- Marfa transportata urmeaza sa fie prelucrata;
- Bunurile sunt transportate intre punctele de lucru ale aceleiasi companii;
- marfurile urmeaza sa fie donate,
- marfa este destinata unei campanii promotionale
- marfa urmeaza sa fie casata s.a.
Expeditorul si destinatarul sunt parte din aceeasi firma
In situatia in care expeditorul si destinatarul fac parte din aceeasi entitate economica/ entitati diferite, indiferent de motivul pentru care se realizeaza transportul, in lipsa unei facturi, este necesar avizul de insotire a marfurilor care este considerat ca fiind un ordin de transport emis de expeditor.
Expeditorul si destinatarul sunt entitati economice diferite
Daca expeditorul si destinatarul sunt entitati diferite, marfa expediata trebuie sa fie insotita de o factura, iar in lipsa acesteia, de un aviz de insotire, in care sa apara toate detaliile referitoare la provenienta, destinatia, tipul si valoarea marfurilor.
4. Valabilitatea avizului
Un aviz de insotire a marfurilor este valabil pe durata transportului acestora.
Din acest motiv, este important ca pe aviz sa fie mentionata data si ora emiterii acestuia. Timpul necesar ajungerii marfurilor la destinatie se estimeaza in functie de tipul de transport si de distanta pe care mijlocul de transport o are de parcurs pana la destinatie.
Asa cum spuneam la punctul 2, data si ora livrarii marfurilor este confirmata de destinatar in avizul de insotire in momentul in care a intrat in posesia bunurilor.
Exceptia de la regula se aplica pentru transportul materialului lemnos. Valabilitatea avizului care insoteste acest tip de marfa este reglementata prin lege si depinde de distanta care urmeaza sa fie parcursa:
- Distanta < 50 km: valabilitate 6 ore
- Distanta 50.1 – 100 km: valabilitate 7 -10 ore
- Distanta 100.1 – 200 km: valabilitate 11 – 18 ore
- Distanta 200.1 – 500 km: 19 – 36 ore
- Distanta > 500 km: valabilitate 37 – 48 ore.
5. Cum se numeroteaza avizele
Dupa cum spuneam, avizul de insotire a marfii are un sistem intern de inregistrare, numerotare si tiparire, stabilit de fiecare entitate economica in parte. Important este ca fiecare companie sa respecte legislatia in vigoare prin intermediul regimului sau intern.
6. Model de aviz de insotire a marfii
Avizul de insotire a marfii poate fi intocmit de contabil, gestionar sau de o alta persoana desemnata din cadrul companiei. Resposnabilitatea corectitudinii informatiilor este in sarcina celui care completeaza, avizeaza, aproba si inregistreaza documentul. Asemeni oricarui alt document, toate persoanele care semneaza avizul sunt obligate sa verifice corectitudinea datelor.
Mai jos regasiti un model de aviz de insotire a marfii, in diferite formate:
7. Concluzii
Avizul de insotire a marfii joaca un rol important in transportul marfurilor. Orice marfa care urmeaza a fi transportata trebuie sa fie insotita de un document (factura/ aviz de insotire) care sa ii ateste provenienta, destinatia, tipul si valoarea. In situatiile in care marfa nu o sa fie supusa vanzarii, aceasta trebuie sa fie insotita de un aviz pe care trebuie trecuta mentiunea “fara factura” si motivul.
Daca aveti intrebari cu privire la avizul de insotire a marfii, ne puteti contacta aici.